Productive: wat is het?

Productive is een samenwerkings- en digital agency-platform dat eenvoudig in gebruik is. Binnen Productive:

  • Heb je een eigen omgeving

  • Kun je supportvragen indienen en houd je de status bij

  • Kun je de werkzaamheden van een project inzien

  • Kunnen we met elkaar communiceren

VIDEO: bekijk de handleiding (update: kies voor status New ipv Backlog)

Introductie bij eerste registratie

Ben je nieuw in Productive, dan krijg je automatisch een rondleiding. Het is mogelijk om dit weg te klikken.

VIDEO: intro overslaan

VIDEO - Mobiele weergave: intro overslaan

Waar vind ik mijn omgeving?

VIDEO: mijn projecten

Onder Projects > ‘Show all projects’ zie je de omgevingen waar je toegang toe hebt. 

Elke website of applicatie heeft zijn eigen omgeving.

Productive: show all projects

Tip: voeg deze pagina toe als bladwijzer of favoriet!

Hoe maak ik een Task (taak) aan?

VIDEO: een nieuwe task (supportvraag) aanmaken (update: kies voor status New ipv Backlog)

VIDEO: een nieuwe task (toekomstmuziek) aanmaken (update: kies voor status New ipv Backlog)

Klik op de paarse knop rechtsboven om een nieuwe taak aan te maken.

Productive: Sneltoets task aanmaken

Vul vervolgens deze velden in:

  1. Bedenk een beknopte titel

  2. Beschrijf uitgebreid je wens of vraag

  3. Voeg een bijlage toe om de vraag nog duidelijker te maken

  4. Status = New

  5. Folder = dit kan zijn: ‘Supportvragen’, een lopend project of ‘Toekomstwensen’

  6. Assignee = vul ‘Brenda Koning’ in bij het veld Assignee, zij zorgt voor de taakverdeling binnen het team.

  7. Priority (en waarom dit veld belangrijk is)
    Wij werken voornamelijk projectgericht, daarom moeten wij supportvragen inplannen. Een prioriteit geeft ons inzicht in wanneer we de taak kunnen inplannen. In de praktijk worden issues vaak eerder opgepakt, maar zie hieronder een globale richtlijn: 
    - Low: we pakken dit uiterlijk binnen 2 weken op.
    - Medium: we pakken dit uiterlijk binnen een week op.
    - High: we pakken dit uiterlijk binnen een paar dagen op.
    - Highest Spoed: We laten alles vallen en gaan direct aan de slag. Bel altijd na, het kan zijn dat we in overleg zitten en de melding pas later zien. Dat kan op 072-2100600. 

Quick add

Je kunt ook via “Quick add” een task aanmaken. Wij adviseren sterk om daarna de task te openen en extra informatie toe te voegen.

Productive: Quick add op twee manieren

Communiceren doen we in een Task

Mochten wij vragen hebben, dan communiceren wij in de Task, via een comment. Zo is het direct duidelijk over welke werkzaamheden het gaat. Vergeet niet om iemand via het @ te vermelden. Zo ontvangen wij een melding.

Productive: communiceren met elkaar

Alleen comments tonen

Je kunt ervoor kiezen om alleen Comments te zien in plaats van alle veranderingen, dat doe je zo:

Productive: alleen comments tonen

Waar vind ik mijn Task terug? 

Links in het menu kun je filteren op supportvragen, projecten of de roadmap.

Support
Alle vragen die niet binnen een project vallen, pakken we hier op. Wij werken vooral projectgericht, daarom plannen wij een supportvraag in. 

Projecten
Je zult hier voornamelijk te vinden zijn tijdens de testfase van een project.

Roadmap 
Feature requests kunnen we hier verzamelen en in een tijdlijn plaatsen. 

Archief (oude data vanuit Podio)
Altijd handig als we iets terug willen zoeken.

Tip! Stel All tasks in als standaard. Je kunt dit aanzetten door op het bladwijzer icoon te klikken. Zo krijg je alle openstaande taken onder elkaar te zien.

Uitleg van statussen

Een task heeft altijd een status. Zodat jij en wij de voortgang kunnen volgen.

New: nieuw verzoek dat nog niet is opgepakt.

Backlog: voor later.

Estimate: wij maken een ureninschatting.

Open: de taak staat klaar om opgepakt te worden. Deze status kun je ook selecteren als je na het testen op acceptatie feedback hebt.

In progress: we zijn ermee bezig.

Completed on local machine: voltooid op laptop.

To be tested on acceptation: tijd voor jou om te gaan testen op de acceptatieomgeving.

Ready for live: selecteer deze status als de task is getest en klaar is voor livegang.

To be tested on live: laatste check op de productieomgeving.

Input client required: we hebben een vraag aan jou.

Discuss internally: we zijn ermee bezig en bespreken dit intern verder.

Overzicht creëren

In Productive kun je eenvoudig een overzicht van alle actieve taken maken, zodat je ziet waar we staan en wat prioriteit heeft. Wij hebben twee standaard Views (overzichten) alvast voor je opgeslagen:

  1. Open tasks: een standaard view, zet alle items onder elkaar

  2. Grouped by status / Kanban board: toont tasks per status

Door op Open tasks te klikken kun je wisselen van View.

Productive: overzicht aanpassen

Productive: persoonlijk overzicht opslaan

Personaliseren

Door op Layout > ‘Grouped by’ te klikken, kun je uitproberen welke View jij prettig vindt om naar te kijken. Let op, zie je deze melding, klik dan op Save As, zodat je onze opgeslagen views niet overschrijft. De views worden namelijk gedeeld met iedereen.

Wil je bijvoorbeeld alle tasks met status “Input client required” zien? Dat doe je zo: 

Productive: filter toevoegenDaarna klik je op Save as, zodat je deze view de volgende keer direct kunt selecteren.

Dashboard

VIDEO: dashboard personaliseren

Bij Home vind je bestaande dashboards en kun je zelf dashboards toevoegen. Er zijn te veel opties om te benoemen in deze handleiding. We lichten er één voor je uit. 

  1. Klik op het pennetje (deze optie is niet beschikbaar voor mobiel) 

  2. Verwijder Where / Assignee / Me 

  3. Voeg de Status toe middels de + Filter-knop

  4. Kies:

    • ‘To be tested on acceptation’

    • ‘To be tested on live’

    • ‘Input client required’

Productive: dashboard bijwerkenProductive: my open tasks voor klantenNu zie je in één oogopslag welke Tasks een actie van jou vereisen. 

Productive app

Productive heeft een app beschikbaar voor desktop, mobiel en tablet. Hier vind je een overzicht met alle download linkjes: https://productive.io/apps/. 

Wij adviseren om de mobiele app van Productive pas te gebruiken wanneer er een goed begrip is van de opbouw en werkwijze van het systeem.

Werken vanaf mobiel

VIDEO: hoe navigeer ik naar mijn project

VIDEO: hoe maak ik een taak aan op (update: kies voor status New ipv Backlog)

Vragen en/of opmerkingen

Als je vragen hebt over Productive of over andere onderdelen van onze werkwijze, dan kun je mailen via team@kobaltdigital.nl of bellen naar 072-2100-600.