Digital Strategy

10 tips om vanuit huis effectief te communiceren met klanten en collega’s

Wij geven je een kijkje in onze digitale keuken.

Tip 1: Zorg voor een tool waarmee je een meeting kunt starten
Tip 2: Zorg voor een plek waar je kunt chatten
Tip 3: Werk in een gezamenlijke planningtool
Tip 4: Online projectmanagement
Tip 5: De daily stand-up
Tip 6: Zijn je klanten op de hoogte van deze manier van werken?
Tip 7: Voip doorschakelen naar mobiel
Tip 8: Vind een digitale plek voor je documenten
Tip 9: Zorg voor een goede internetverbinding
Tip 10: Maak er het beste van!

Tip 1: Zorg voor een plek waar je kunt chatten

Waar de drempel wat hoger kan zijn om elkaar te bellen, is een chattool onmisbaar. Kun je even laagdrempelig aan je collega vragen hoe ver hij is met een taak of project. Wij gebruiken Slack om met elkaar te communiceren. Hiermee kun je chatten op projectniveau via een aangemaakte ‘channel’ of stuur je een privébericht naar je collega. Wij adviseren om dit niet te doen via WhatsApp. Meningen verschillen, maar onze ervaring leert dat het fijner werkt wanneer we werk en privé gescheiden houden, ook in tools.

Tip 2: Zorg voor een tool waarmee je een meeting kunt starten

Om een meeting te starten, gebruiken we Zoom. Zoom kun je vergelijken met Skype, maar werkt volgens ons beter en is in de basis ook nog eens gratis. Registreer jezelf en maak eenvoudig een online meeting aan. Hoe je dat doet, lees je hier. Je krijgt een link die je door kunt sturen naar je collega’s of klanten. Spreek een tijd af, klik op de link en voilà, je zit met elkaar in een digitale ruimte. Geen Zoom of Skype fan? Check dan alternatief http://whereby.com/ ook nog even.

Tip 3: Werk in een gezamenlijke planningtool 

Een planningtool mag best wat gedetailleerder zijn, zodat je weet van elkaar waar je je die dag mee bezig gaat houden. Wij gebruiken Trello, ook weer gratis. Deze tool kan je naar eigen wens inrichten. Voor ons werkt het gemakkelijk om taken er in te zetten en te ‘slepen’ naar de bijbehorende categorie:

Tip 4: Online projectmanagement

Heb je een taak? Prima. Lekker kort. Heb je meerdere handelingen binnen een taak? Dan is het een project. Heb je een project? Gebruik dan een projectmanagementtool. Een gemiddeld persoon heeft zo’n 80 lopende projecten. Als team gebruiken wij samen met onze klanten Podio als tool voor projectmanagement. Een aanrader!

Tip 5: De daily stand-up

Maak een Zoom meeting aan, kopieer de link in je algemene #channel in Slack of je Outlook- of Gmailkalender. Elke dag op een vast tijdstip. Zo weet iedereen dat ze zich moeten voorbereiden om de planning door te nemen. Houd je de categorieën aan van tip 3? Dan kun je aan elke collega vragen wat er voor die dag staat en wat ze de dag ervoor hebben gedaan.

Tip 6: Zijn je klanten op de hoogte van deze manier van werken?

Communiceer met je klanten door ze te mailen met wat ze van je kunnen verwachten. Leg het ze eventueel uit aan de telefoon, maar blijf in elk geval met ze praten. Maak ook een pagina aan op je website waar je aan kunt refereren, zoals deze pagina.

Tip 7: Voip doorschakelen naar mobiel.

Doorschakelen naar mobiel is wel handig als je zelf niet op kantoor bent. Wij gebruiken hiervoor Voys en zijn een tevreden klant. Installeer de app op het mobiele toestel van je collega’s; ze kunnen naar buiten bellen via het vaste nummer en de kosten zijn voor ‘de baas’. Handig.

Tip 8: Vind een digitale plek voor je documenten

Wij werken niet met een gedeelde netwerkschijf maar met Google Drive. Het gemakkelijke van Google Drive is dat je er in de cloud tegelijkertijd in kunt werken. Je kunt ook bijvoorbeeld Sharepoint gebruiken van Outlook Teams. Zulke samenwerking- en bestandsdelingsoftware is een must voor iedere thuiswerker.

Tip 9: Zorg voor een goede internetverbinding

Als je een eigen plekje hebt gemaakt in huis, zorg dan wel dat je daar een goede internetverbinding hebt. Anders ervaar je ruis tijdens de online meetings, of in je tools. En dat wil je natuurlijk niet. Wellicht een overbodige bonustip: zorg dat je weinig afleiding op die plek ervaart. Als dat inhoudt dat je een wifiversterker nodig hebt, just do it.

Tip 10: Maak er het beste van!

Ga in de pauze naar buiten om een frisse neus te halen, maak een lekkere lunch en probeer er vooral iets leuks van te maken. Houd je routine aan. Het kan aantrekkelijk zijn om vanuit je bed direct te starten met je werkdag, maar blijf vooral je ‘gewone’ ritme volgen, zodat je de thuiswerkdag ervaart als een echte werkdag.

Gerelateerde artikelen

Vragen, suggesties of toevoegingen? Wij horen het graag van je!

Neem contact op