Afspraken die zichzelf inplannen, dankzij een Calendly-koppeling

Een Calendly-koppeling van Kobalt zorgt dat geboekte afspraken automatisch doorstromen naar je CRM, agenda of backend, zodat je niets handmatig hoeft over te typen.

Spar over deze koppeling

Laravel Standalone of geïntegreerd Hosting verzorgd

Wat doet Calendly?

Calendly is een online planningstool waarmee iemand zelf een geschikt tijdslot uit jouw agenda kiest, zonder dat daarvoor mailwisseling nodig is. Jij stelt vooraf beschikbare tijden, type afspraken en eventuele buffers in; Calendly houdt vervolgens automatisch rekening met bestaande afspraken in gekoppelde agenda's zoals Google Calendar of Outlook. In Nederland wordt de tool veel ingezet voor verkoopgesprekken, intakes, sollicitatiegesprekken en klantcontact, juist omdat het de drempel om een moment te plannen wegneemt. Naast losse boekingspagina's biedt Calendly ook teamplanning, waarbij een nieuwe afspraak automatisch bij de eerste beschikbare collega terechtkomt. Precies daardoor is een Calendly-koppeling met je eigen software zo waardevol: de planning blijft simpel, maar de gegevens die daaruit voortkomen sluiten toch aan op de rest van je bedrijfsvoering.

Wat doet de koppeling?

Een Calendly-koppeling zorgt dat de gegevens uit een geboekte afspraak niet in Calendly zelf blijven hangen, maar automatisch doorstromen naar de systemen waar jij mee werkt. Zodra iemand een tijdslot boekt, verplaatst of annuleert, stuurt Calendly dat via een webhook, een automatisch berichtje aan jouw systeem, meteen door. Denk aan een nieuwe lead die met naam, e-mailadres en de antwoorden op je intakevragen meteen in HubSpot terechtkomt, of een melding die in Slack verschijnt zodra een verkoopgesprek is ingepland. Zo bouwen we dit soort verbindingen bij Kobalt als onderdeel van API-koppelingen op maat, afgestemd op de systemen die jij al gebruikt.

Hoe pakt Kobalt de integratie aan?

We beginnen met verkennen: welke afspraaktypes er zijn, wie erbij betrokken is en welke systemen de nieuwe informatie moeten ontvangen. Daarna bouwen we de Calendly-koppeling met de officiële API en webhooks, ingebed in je maatwerk software zodat de koppeling meegroeit met de rest van je systeem in plaats van er los naast te staan. We testen met echte boekingen en met situaties die vaak over het hoofd worden gezien, zoals een afspraak die op het laatste moment wordt verplaatst of geannuleerd, voordat de koppeling live gaat. Na livegang houden we de verbinding in de gaten, zodat een verlopen autorisatie of een aangepaste API nooit onopgemerkt blijft.

Wat kun je ermee?

Een verkoopteam dat automatisch een nieuwe lead in het CRM krijgt zodra een prospect een gesprek inplant via Calendly.
Een recruitmentproces waarbij een sollicitatiegesprek meteen in de agenda van de juiste recruiter en het systeem voor sollicitanten terechtkomt.
Een klantenserviceteam dat een melding krijgt zodra een klant een intake boekt, zodat niemand een afspraak mist.
Een planningstool in je eigen product die vrije momenten uit Calendly overneemt, zodat klanten alleen tijden zien die echt beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen over de Calendly-koppeling

: Dat hangt af van de omvang: hoeveel afspraaktypes, gebruikers en systemen erbij betrokken zijn en hoe specifiek de wensen zijn. In een kennismakingsgesprek bekijken we jouw situatie en geven we een reële inschatting van tijd en investering, voordat we beginnen met bouwen.

: Calendly past de API en webhooks af en toe aan en autorisaties verlopen na een tijd. Wij houden koppelingen die we bouwen in de gaten, zodat een verlopen toegang of een aangepaste API op tijd wordt opgemerkt en verholpen in plaats van dat de koppeling stilletjes stopt met werken.

: Ja. De koppeling loopt via de beveiligde autorisatie van Calendly, waarbij jij bepaalt welke gegevens toegankelijk zijn. Wij bouwen alleen toegang tot wat nodig is voor de afgesproken functionaliteit, niet meer dan dat.

: Ja, dat kan. Calendly staat vaak niet op zichzelf: boekingen kunnen ook doorstromen naar een CRM, agenda-applicatie of een eigen backend die je al gebruikt. We bekijken samen welke verbindingen voor jouw situatie nuttig zijn.

: Soms biedt de standaard-API niet alles wat een specifiek proces vraagt. Dan bouwen we er zelf logica omheen, bijvoorbeeld extra validatie, eigen regels voor beschikbaarheid of een koppeling met een tweede systeem, zodat het geheel wel doet wat jij nodig hebt.

: Om automatisch berichten te ontvangen via webhooks, de technologie waarmee wijzigingen direct worden doorgegeven, is een betaald Calendly-abonnement nodig. We bekijken vooraf welk abonnement past bij de koppeling die je wilt en nemen dat mee in ons voorstel.

Klaar om boekingen en software te laten samenwerken?

Spar over jouw Calendly-koppeling

Vertel ons welke afspraken, systemen en gegevens bij elkaar moeten komen. In een vrijblijvend gesprek denken we mee over wat haalbaar is en wat het je oplevert.

Spar met een developer

Zo leggen we de koppeling