NK Little League

Voor het NK Little League bouwden we één webapp voor de complete toernooiadministratie. Veilig, zonder overtypen, en klaar voor elke toekomstige editie.

Klein toernooi? Niet bepaald

Wat er in één omgeving samenkomt

1224 Sporters met AVG data

243 Geaccrediteerde vrijwilligers

100 Teams

Elk seizoen begon met een stapel spreadsheets

Het NK Little League draait op vrijwilligers. Dertien regio's, twee sporten, vier leagues, en elk seizoen dezelfde klus: inschrijflijsten per mail, coördinatoren met eigen Google Sheets, selecties via WhatsApp. Dezelfde speler stond in drie bestanden. Iedereen typte over, en dus maakte iedereen weleens een fout.

Het echte knelpunt zat dieper. Het gaat hier om persoonsgegevens van minderjarigen, in losse sheets die gemaild en gekopieerd werden. Dat wil je als organisatie niet, en onder de AVG kan het ook niet.

Eén webapp voor de hele toernooiadministratie

We bouwden een webapp waarin spelers één keer geregistreerd worden. Coaches, regiocoördinatoren en het toernooibureau werken op dezelfde data, en iedereen ziet alleen wat van hem of haar is. De accreditatie is een workflow geworden in plaats van een Excel-rondedans: concept, ingediend, goedgekeurd. Elke stap wordt vastgelegd in een audit-log.

De leeftijdscheck, voorheen handwerk met tabellen, gaat nu automatisch. De app berekent de league age op de peildatum en toetst die aan de divisiegrenzen. Een speler die ergens niet speelgerechtigd is, kleurt rood en komt er alleen in met een bewuste, vastgelegde uitzondering.

Voortgang per team

Vier bases, één homerun

De voortgang van elk team zie je als een honkdiamant. Het toernooibureau ziet in één oogopslag welk team waar staat: elke mijlpaal die rond is, licht een base op.

Roster compleet Alle spelers geregistreerd en gekoppeld aan het team.
Selectie ingediend De coach heeft de definitieve selectie doorgezet.
Team fee betaald De inschrijfkosten voor het team zijn voldaan.
Accreditatie goedgekeurd Alle documenten gecontroleerd en akkoord bevonden.

Alle vier de bases verlicht? Dat is een homerun.

Van Excel-rondedans naar één werkwijze

Vroegah :)

Inschrijflijsten komen per mail binnen, per regio.
Elke coördinator houdt een eigen Google Sheet bij.
Selecties gaan heen en weer via WhatsApp en mail.
Speelgerechtigdheid check je handmatig met tabellen.
Persoonsgegevens van kinderen staan in losse bestanden.

Met de app

Spelers worden één keer geregistreerd, iedereen werkt op dezelfde data.
Rosters komen binnen via import, niet via overtypen.
Selecties en accreditatie lopen als een vaste workflow.
De league age wordt automatisch getoetst op de peildatum.
Alle gegevens staan veilig op één afgeschermde plek.

Spelers indeling per regio is een delicaat onderdeel

Aansluiten op wat er al was

Niemand hoefde opnieuw te beginnen. Het bestaande inschrijfformulier bleef gewoon staan; de app leest de rosters in via CSV en Excel, in de formaten die er al waren. Foutieve regels worden gemeld in plaats van stilletjes overgenomen.

En de officiële selectieformulieren rollen er per regio en landelijk weer uit, in het vertrouwde format.

Veiligheid vanaf de basis

Bij gegevens van minderjarigen doe je geen concessies

Daarom zit de veiligheid in het fundament, niet in een pleister achteraf.

Verplichte 2FA Tweestapsverificatie voor iedereen die inlogt.

Toegang per rol Deny-by-default: je ziet alleen wat bij jouw rol hoort.

Volledige audit-log Append-only, dus wie wat wijzigde is altijd terug te vinden.

Afgeschermde opslag VOG's en certificaten staan op private storage.

Data-minimalisatie Coaches krijgen geen adressen of contactgegevens te zien.

Seizoenen op slot Afgeronde seizoenen gaan op slot en blijven ongewijzigd.

Onder de motorkap

Open source, en je blijft eigenaar

Laravel
Livewire
Flux UI
MySQL
Laravel Forge
Verplichte 2FA
Audit-loggiin
NL / EN

Open source stack, data in de eigen database, exports in standaard Excel. De organisatie is en blijft eigenaar van het eigen werk, zonder lock-in.

Software die meegroeit

De app draaide in juni 2026 een pilotweek op echte seizoensdata en gaat live richting seizoen 2027. [Resultaat uit de pilot invullen, bijvoorbeeld: de jaarlijkse stapel inschrijf- en selectiespreadsheets per regio is vervangen door één omgeving.]

Het toernooibureau beheert deadlines, mailteksten en seizoenen voortaan zelf, zonder code. Software die meegroeit met het toernooi.