Projecten slagen door communicatie

Vage communicatie is de belangrijkste reden dat IT-projecten mislukken. Zelfs als er royale budgetten in het spel zijn, en de planning van voor tot achter klopt. Heldere taal is cruciaal voor succes, in alle stadia van het project. Voor de start moeten de vereisten duidelijk boven tafel komen. Tijdens een project willen alle betrokken partijen steeds precies weten wat de status is. En na oplevering moeten de eindgebruikers een beetje prettig en snel met de nieuwe systemen aan de slag kunnen. Is dat laatste niet het geval kun je weer van vooraf aan beginnen.

Precies deze heldere taal blijkt in de communicatie tussen ondernemers en IT nog wel eens een uitdaging. Ze snappen elkaar gewoon niet. Omdat ze allebei een andere taal spreken, zelfs als beide partijen Nederlands zijn.

Eerst een vertaalslag maken

De ondernemer is voor de IT-specialist vaak veel te vaag. Een developer kan pas gaan bouwen zodra duidelijk omschreven is wat de wensen en eisen zijn. ‘Een beetje een prettig werkbaar boekhoudprogramma’ of ‘dat ik dan gewoon op 1 plek alle informatie heb’ zijn niet van die omschrijvingen. Hiervoor moet eerst een vertaalslag plaatsvinden.

Prima, denk je nu misschien als ondernemer, maar als het niet duidelijk is, moet die developer gewoon doorvragen. Daar komen we toch wel uit? Dat zou je denken.

Maar ontwikkelaars zijn specialisten. Voor je het weet vliegen termen als API’s, HTML, CSS, CMS, CRM, ERP of PIM je om de oren. Volg je het nog?

Wat kun je dus doen om de hele samenwerking lang toch effectief met elkaar te communiceren? Om van de innovatie en digitalisatie binnen jouw business een succes te maken? We geven je vier praktische tips.

1: Leer elkaar kennen

Jij als ondernemer kunt voor jezelf bepalen hoeveel behoefte je hebt aan controle met deadlines of regelmatige voortgangsbesprekingen. Of geef je liever meer vrijheid en eigen verantwoordelijkheid?

Dat betekent niet dat je jeugdherinneringen met elkaar op moet gaan halen, maar dat je er in een vroeg stadium achter komt wat je precies aan elkaar hebt. Wat heb je van elkaar nodig om tot een goede samenwerking te komen? Hoe strak en gedetailleerd wil jouw IT-leverancier gebrieft worden, bijvoorbeeld?

2: Maak een kraakhelder plan

Zorg dat je alle verwachtingen en de complete planning goed vastlegt en monitort. Wanneer zijn alle betrokken partijen tevreden met het resultaat?
Hoe houd je de voortgang bij? Via welk kanaal wordt er gecommuniceerd?
Heeft iedereen toegang tot alle informatie? Hoe vaak is er persoonlijk overleg?
Welke deadlines hanteer je? Pas als alles duidelijk vastgelegd en ingericht is, kun je met een gerust hart van start.

3: Kies de juiste tools

Om gedurende de loop van het project goed overzicht te bewaren, is het prettig als iedereen precies weet welke informatie waar terug te vinden is. Je wilt vermijden dat er te pas en te onpas heen en weer gemaild wordt over vragen en issues. Daarmee gaat gegarandeerd waardevolle informatie verloren, omdat het later nooit meer terug te vinden is. Bovendien is het doodzonde van ieders tijd en energie. Onduidelijkheid heeft ernstige consequenties voor de betrokkenheid en motivatie van alle partijen.
Dat kan echt makkelijker, en daar houden we bij Kobalt van. Er zijn zoveel (soms zelfs gratis) tools op de markt waarmee je gemakkelijk kunt samenwerken. Waarmee je op één plek met het hele projectteam kunt communiceren, planningen kunt beheren of documenten kunt inzien. Dat werkt sneller en voorkomt een hoop extra telefoontjes en ad hoc meetings. Denk bijvoorbeeld aan een samenwerkings- en communicatietool als Slack waar wij graag mee werken. Of aan de projectmanagement tool Podio.

4: Zoek elkaar op

De techniek staat voor niets natuurlijk. Maar zorg ervoor dat je elkaar van begin af aan regelmatig persoonlijk ziet en spreekt. In geschreven of telefonische communicatie gaat een hoop verloren. Mimiek en lichaamstaal bijvoorbeeld, twee aspecten die voor effectieve communicatie onmisbaar zijn. In een mail kan iemand schrijven dat hij het snapt, maar mimiek kan iets heel anders verraden en reden zijn tot een verder gesprek. Let er wel op dat je de afspraken die je bij dit soort meetings maakt, vervolgens goed schriftelijk vastlegt, om in een later stadium misverstanden te voorkomen.

Effectief communiceren met IT’ers mag dan een uitdaging lijken, het valt met deze tips toch ook wel mee allemaal. Van welk project ga jij een succes maken de komende tijd?